Pouvez-vous nous présenter le Vendée Challans Basket Club ?
Le Vendée Challans Basket est un club historique du basket français. Dans les années 80, le club a joué une dizaine d’années en première division, allant même jusqu’à participer à 2 reprises à une compétition européenne !Aujourd’hui, le Vendée Challans Basket est un club formateur et familial qui évolue en Nationale 1, dans une ville qui vit pour le basket. Nous comptons environ 350 licenciés, une vingtaine d'équipes dont un pôle performance avec des équipes de U15 et U18 France et une équipe réserve en Nationale 3.
Cela fait maintenant plusieurs années que vous utilisez HelloAsso, qu’est-ce qui vous a poussé à passer au numérique pour gérer les activités de votre club ?
L’utilisation de HelloAsso est parue comme assez évidente avec l’évolution des pratiques. L’organisation d’événements, de tournois ou encore la possibilité de créer ses propres formulaires d’inscriptions, d’effectuer des paiements en ligne sans frais pour la structure font de la plateforme un outil très pratique ! Nous avons pu également mettre en place une boutique en ligne avec la possibilité de choisir des tailles ou la personnalisation d’un article grâce aux options de paramétrages. La facilité d’utilisation nous permet d’organiser la gestion de nos campagnes avec les salariés comme avec les bénévoles. Enfin, nous utilisons HelloAsso pour nos matchs puisque nous mettons en place notre billetterie pour tous nos matchs de saison en Nationale 1.
Depuis la rentrée sportive de 2021, HelloAsso et le logiciel fédéral de gestion des licences FBI sont connectés afin de proposer le paiement en ligne aux licenciés. Vous avez utilisé cette solution dès 2021 : comment votre club a géré sa mise en place ?
La collaboration entre HelloAsso et la Fédération Française de BasketBall a été très bien accueillie puisqu’elle répondait à une véritable problématique : celle de la dématérialisation du paiement des licences au moment de l’inscription.
Étant déjà utilisateur de HelloAsso, la prise en main a été relativement simple, nous avons juste eu à faire un mot d’information sur la nouveauté et sur le processus à suivre pour effectuer son inscription.
Qu’est-ce que cette connexion a changé dans votre organisation et au niveau de vos licenciés ?
Cette connexion a été un véritable gain de temps pour le club puisque le nombre de permanences habituelles pour la gestion des licences a été considérablement réduit. De plus, cela nous permet d’avoir un suivi en temps réel des renouvellements de licences. D’un point de vue comptable et de trésorerie, cela fait également beaucoup moins de paiements et de transactions à gérer, ce qui est aussi un plus en terme de gestion.
Pour les licenciés, l’avantage réside aussi dans la possibilité de compléter de manière progressive sa licence du début à la fin. Parfois, le manque d’un justificatif ne permettait pas de valider la licence et donc impliquait de devoir repasser au secrétariat du club. Avec cette connexion, ils peuvent compléter depuis chez eux leur dossier jusqu’au paiement et ainsi valider leur licence plus facilement.
Comment avez-vous été accompagné lors de la mise en place de cette connexion ?
Nous avons participé à des webinaires nous permettant de nous former à cette nouvelle pratique de manière simple et rapide. Lorsque nous avons des questions, nous pouvons consulter des articles sur le centre d’aide d’HelloAsso qui expliquent clairement comment procéder en terme de paramétrages. L’équipe Accompagnement de HelloAsso est également joignable facilement en cas de question.
Quels conseils donneriez-vous à un club de basket qui souhaiterait proposer le paiement en ligne à ses licenciés mais qui hésite à passer le cap ?
Le changement des habitudes peut parfois être un frein, néanmoins les nombreux avantages du paiement en ligne et sa facilité de mise en place vous permettront de gagner du temps et de faciliter votre gestion et votre organisation !
Caractéristiques :
